नई दिल्ली। आज के डिजिटल दौर में ईमेल हमारी रोजमर्रा की जिंदगी का अहम हिस्सा बन चुका है। ऑफिस का काम हो, ऑनलाइन शॉपिंग, बैंकिंग सेवाएं, सोशल मीडिया अकाउंट या किसी सरकारी योजना से जुड़ी जानकारी, लगभग हर जगह Gmail का इस्तेमाल किया जाता है। लेकिन जैसे-जैसे ईमेल का उपयोग बढ़ रहा है, वैसे-वैसे इनबॉक्स में अनचाहे संदेशों की संख्या भी बढ़ती जा रही है। कई बार जरूरी ईमेल के बीच प्रमोशनल ऑफर, विज्ञापन, न्यूजलेटर और गैरजरूरी नोटिफिकेशन की इतनी भीड़ जमा हो जाती है कि काम का मैसेज ढूंढना मुश्किल हो जाता है।
अगर आपका Gmail इनबॉक्स भी फालतू ईमेल से भरा रहता है तो आपके लिए एक उपयोगी ट्रिक है। Gmail में उपलब्ध Filters फीचर की मदद से आप कुछ खास ईमेल को अपने आप डिलीट होने के लिए सेट कर सकते हैं। इसके बाद तय की गई शर्तों से मेल खाने वाले नए ईमेल सीधे ट्रैश में चले जाएंगे। यानी आपको बार-बार इनबॉक्स खोलकर ऐसे संदेशों को चुनने और डिलीट करने की जरूरत नहीं पड़ेगी।
Gmail का Filter फीचर यूजर्स को यह सुविधा देता है कि वे आने वाले ईमेल के लिए पहले से नियम तय कर सकें। उदाहरण के तौर पर अगर किसी विशेष कंपनी या वेबसाइट से लगातार विज्ञापन वाले ईमेल आ रहे हैं तो आप उस ईमेल एड्रेस को फिल्टर में डाल सकते हैं। इसके बाद उस एड्रेस से आने वाले नए ईमेल को Gmail आपकी तय की गई कार्रवाई के अनुसार संभाल सकता है।
इस फीचर की सबसे खास बात यह है कि इसमें यूजर को अलग-अलग ईमेल को मैन्युअल तरीके से डिलीट करने की जरूरत नहीं होती। एक बार फिल्टर बनाने के बाद Gmail आने वाले संदेशों पर अपने आप उस नियम को लागू करता है। Gmail Help +1
अगर आप भी अपने Gmail इनबॉक्स को साफ रखना चाहते हैं तो नीचे बताए गए आसान स्टेप्स को फॉलो कर सकते हैं।
स्टेप 1: Gmail ओपन करें
सबसे पहले अपने कंप्यूटर या लैपटॉप में Gmail की आधिकारिक वेबसाइट खोलें। इसके बाद अपने Google अकाउंट से लॉगिन करें। फिल्टर बनाने के लिए Gmail के वेब वर्जन का इस्तेमाल करना सबसे आसान रहेगा।
स्टेप 2: सर्च बार में जाएं
Gmail खुलने के बाद सबसे ऊपर दिखाई देने वाले सर्च बार पर जाएं। इसके दाईं तरफ मौजूद एडवांस सर्च यानी सर्च ऑप्शन के आइकन पर क्लिक करें। यहां आपको ईमेल फिल्टर करने के लिए कई विकल्प दिखाई देंगे।
स्टेप 3: ईमेल की जानकारी भरें
अब उस ईमेल एड्रेस, विषय या शब्द की जानकारी डालें, जिसके आधार पर आप अनचाहे संदेशों को डिलीट करना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए अगर किसी खास वेबसाइट से लगातार प्रमोशनल ईमेल आ रहे हैं तो उसके सेंडर का ईमेल एड्रेस डाल सकते हैं। आप चाहें तो Subject या Has the words जैसे विकल्पों का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
स्टेप 4: Create Filter पर क्लिक करें
जानकारी भरने के बाद पहले Search पर क्लिक करके देखें कि कौन-कौन से ईमेल इस शर्त में आ रहे हैं। अगर परिणाम सही हैं तो Create Filter विकल्प पर क्लिक करें।
स्टेप 5: Delete It का विकल्प चुनें
अब आपके सामने कई विकल्प दिखाई देंगे। इनमें Delete It नाम का विकल्प भी मिलेगा। इसे चुन लें। अगर आप चाहते हैं कि पहले से मौजूद और शर्तों से मेल खाने वाले ईमेल भी डिलीट हो जाएं तो Apply the filter to matching conversations विकल्प भी चुन सकते हैं।
इसके बाद Create Filter पर क्लिक कर दें। आपका फिल्टर तैयार हो जाएगा। अब निर्धारित शर्तों से मेल खाने वाले नए ईमेल अपने आप Trash में चले जाएंगे। Gmail Help +1
Gmail के इस फीचर में आप केवल किसी खास व्यक्ति या कंपनी के ईमेल एड्रेस के आधार पर ही नियम नहीं बना सकते, बल्कि कुछ विशेष शब्दों के आधार पर भी ईमेल को फिल्टर कर सकते हैं।
मान लीजिए आपके पास लगातार ऐसे ईमेल आते हैं जिनके विषय में ऑफर, डिस्काउंट या प्रमोशन जैसे शब्द लिखे होते हैं। ऐसी स्थिति में आप इन शब्दों को फिल्टर की शर्तों में शामिल कर सकते हैं।
हालांकि, इस तरह का फिल्टर बनाते समय सावधानी रखना बेहद जरूरी है। कई बार जरूरी बैंकिंग, नौकरी, बिल पेमेंट और खरीदारी से जुड़े ईमेल में भी ऐसे शब्द हो सकते हैं। इसलिए Delete It विकल्प चुनने से पहले सर्च परिणामों को अच्छी तरह जांच लेना चाहिए।
ज्यादातर यूजर स्मार्टफोन में Gmail ऐप का इस्तेमाल करते हैं। ऐसे में सवाल उठता है कि क्या यह सुविधा मोबाइल पर भी इस्तेमाल की जा सकती है?
Gmail के आधिकारिक निर्देशों में फिल्टर बनाने की प्रक्रिया कंप्यूटर वाले वेब इंटरफेस के माध्यम से बताई गई है। इसलिए मोबाइल ऐप में विकल्प नहीं मिलने पर फोन के ब्राउजर में Gmail की वेबसाइट खोलकर Desktop Site मोड का इस्तेमाल किया जा सकता है। वहां से ऊपर बताए गए स्टेप्स के अनुसार फिल्टर बनाने की कोशिश कर सकते हैं।
फिल्टर एक बार अकाउंट में बन जाने के बाद आने वाले संदेशों को तय नियमों के अनुसार व्यवस्थित करने में मदद करता है।
फिल्टर के अलावा Gmail में कुछ अन्य सुविधाएं भी हैं, जिनकी मदद से इनबॉक्स को साफ रखा जा सकता है।
1\. Unsubscribe का इस्तेमाल करें: अगर किसी न्यूजलेटर या कंपनी के प्रमोशनल ईमेल की जरूरत नहीं है तो उसमें मौजूद Unsubscribe विकल्प का इस्तेमाल करें। इससे उस मेलिंग लिस्ट से आने वाले संदेश बंद हो सकते हैं।
2\. Report Spam करें: अगर किसी अनजान या संदिग्ध एड्रेस से लगातार ईमेल आ रहे हैं तो Report Spam विकल्प का इस्तेमाल करें। इससे Gmail को ऐसे संदेशों की पहचान करने में मदद मिलती है।
3\. Block Sender करें: किसी खास व्यक्ति या ईमेल एड्रेस से संदेश नहीं चाहते हैं तो उसे ब्लॉक कर सकते हैं। इससे उस सेंडर के नए ईमेल Spam फोल्डर में पहुंचेंगे।
4\. Promotions टैब का इस्तेमाल करें: Gmail में Promotions, Social और Updates जैसी कैटेगरी मौजूद हैं। इनकी मदद से अलग-अलग तरह के संदेशों को व्यवस्थित रखा जा सकता है।
फिल्टर बनाते समय एक बात समझना जरूरी है कि Delete It का मतलब ईमेल हमेशा के लिए तुरंत मिट जाना नहीं है। Gmail डिलीट किए गए संदेशों को Trash यानी Bin में भेजता है। वहां से जरूरत पड़ने पर उन्हें वापस भी लाया जा सकता है।
Google के अनुसार Trash में मौजूद ईमेल 30 दिनों के बाद अपने आप स्थायी रूप से डिलीट हो जाते हैं। अगर कोई जरूरी ईमेल गलती से डिलीट हो गया है तो 30 दिनों के भीतर Trash में जाकर उसे वापस इनबॉक्स में लाया जा सकता है। Gmail Help +1
Gmail का यह फीचर जितना उपयोगी है, उतना ही सावधानी से इस्तेमाल करना भी जरूरी है। किसी ऐसे ईमेल एड्रेस को सीधे डिलीट करने के लिए फिल्टर में शामिल न करें, जिससे बैंक, सरकारी विभाग, ऑफिस या अन्य जरूरी सेवाओं के संदेश आते हों।
इसके अलावा, किसी अनजान ईमेल में मौजूद लिंक पर क्लिक करने या अटैचमेंट डाउनलोड करने से बचें। अगर कोई संदेश संदिग्ध दिखाई देता है तो उसे Spam या Phishing के रूप में रिपोर्ट करना बेहतर है।
निष्कर्ष: अगर आपका Gmail इनबॉक्स भी रोजाना आने वाले गैरजरूरी ईमेल से भर जाता है तो Filter फीचर आपके काफी काम आ सकता है। इसकी मदद से आप अपनी जरूरत के अनुसार नियम बना सकते हैं और चुनिंदा ईमेल को अपने आप डिलीट करवा सकते हैं। इससे न केवल इनबॉक्स व्यवस्थित रहेगा, बल्कि जरूरी संदेशों को ढूंढना भी आसान हो जाएगा। हालांकि, फिल्टर बनाने से पहले उसकी शर्तों को अच्छी तरह जांचना न भूलें।
